การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ (อนาคต)

ความหมายของสำนักงาน อัตโนมัติ หรือ "สำนักงานยุคใหม่" สำนักงานอัตโนมัติ คือ

การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การ
ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง

การวิเคราะห์ความต้องการของบุคลากรในองค์กร
 

เป็นขั้นตอนของการเก็บรวบรวมการหาข้อมูล โดยการสอบถามหรือสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานเกี่ยวกับความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคในการทำงานเป็นสาเหตุมาจากเครื่องมือเครื่องใช้หรือไม่ การเก็บข้อมูลในขั้นตอนนี้ควรให้ผู้ตอบแสดงความเห็นและความพึงพอใจต่อการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ สามารถสนองความต้องการของพนักงานได้หรือไม่ ปัญหาจะได้รับการแก้ไขมากน้อยเพียงใด ผู้ใช้หรือพนักงานมีความต้องการสำนักงานอัตโนมัติหรือไม่
 

การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติที่ต้องการ
เมื่อได้สอบถามความต้องการเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติแล้ว ได้รับการยอมรับจากพนักงานส่วนใหญ่ ควรได้รับการออกแบบระบบโดยผู้เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติเกี่ยวกับระบบที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในงานสำนักงานได้เช่น ระบบประมวลคำ ระแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ ระบบคอมพิวเตอร์ และการเชื่อมโยง
 

 การจัดหาอุปกรณ์เมื่อทราบแล้วว่าสำนักงานต้องการอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติใดบ้าง ก็ทำการจัดหาโดยการศึกษาหาข้อมูลจากตัวแทนจำหน่ายหลายๆ แห่ง เพื่อทราบข้อมูลข้อได้เปรียบเสียเปรียบของอุปกรณ์แต่ละชนิดนำมาเปรียบเทียบกัน แล้วจัดหาหรือจัดซื้ออุปกรณ์ที่ดีที่สุดและเหมาะสมที่สุดกับลักษณะงานและงบประมาณ อาจกระทำได้โดยการซื้อหรือการเช่าก็ได้ โดยพิจารณาการบริหารหลังการขาย การฝึกอบรมที่จะจัดให้ผู้ซื้ออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
การจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งและการจัดฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงาน
เมื่อได้พิจารณาจัดหาอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติแล้ว ในช่วงการติดตั้งต้องมีการจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อม เช่น การเดินสายไฟใหม่ การเดินทายเคเบิลเชื่อมโยงจุดต่างๆ การจัดซื้อซอฟต์แวร์ รวมทั้งมีการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานให้สามารถใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัตินั้นได้อย่างเต็มที่ มีการสอนวิธีใช้ การสาธิตโดยผู้ขายจัดให้แก่สำนักงานผู้ซื้ออุปกรณ์นั้น
 

การประเมินผลและการบำรุงรักษาระบบ
เมื่อได้นำอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติมาใช้ภายในสำนักงานแล้ว ควรมีการประเมินผลงานว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ เพียงใด เกิดปัญหาขัดข้องอะไรหรือไม่ พนักงานยังเป็นบุคคลที่มีคุณค่าต่อสำนักงานอยู่หรือไม่ และค่าใช้จ่ายที่ต้องสูญเสียไปเพื่อการนี้สอดคล้องกับผลงานที่ทำได้หรือไม่ เมื่อทราบปัญหาแล้วควรทำการปรับปรุงระบบ เช่น การเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ใหม่ การยกเลิกระบบที่ไม่จำเป็น หรือการขยายอุปกรณ์เพิ่มขึ้น การเพิ่มลูกข่ายเพื่อความมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
 

กระบวนการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การทำงานในสำนักงาน ถ้านำมาวิเคราะห์กันจริงๆ แล้ว จะพบว่าทุกคนทำงานเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร (information) ข้อมูลข่าวสารนั้นอาจจะมาจากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบ เช่น ตัวเลข (Data) ตัวอักษร (Text) รูปภาพผังและกราฟ (Image) ตลอดจนเสียง (Voice) ที่ใช้ในการสื่อสารส่งข่าวให้กันและกัน ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้งาน ของสำนักงานดำเนินไปได้ด้วยดี การจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ แบ่งได้เป็น 3 ลักษณะ

คือ
              1.  การรวบรวมข้อมูลข่าวสาร
              2. การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร
              3. การตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลข่าวสารเป็นพื้นฐานของการพิจารณา
 

เทคโนโลยีหลักสำหรับงานสำนักงานอัตโนมัติมีอยู่ 3 ประเภท คือ
 

ก. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด
ข. เทคโนโลยีสำนักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
ค. เทคโนโลยีการสื่อสารได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม

การจัดสำนักงานในอนาคต
 

การจัดสำนักงานในอนาคต หรือการจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือเรียกย่อๆ ว่า OAเป็นการให้ความสำคัญของคอมพิวเตอร์ หรือเทคโนโลยีชั้นสูง เพื่อที่จะให้สอดคล้องกับความเป็นไปของโลกที่กำลังเปลี่ยนแปลงไปทุกวันนี้ สำนักงานควรที่จะเห็นความสำคัญของระบบเทคโนโลยีให้มากขึ้น โดยควรที่จะนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้บริหารงานในสำนักงาน เพื่อที่จะเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานของคนในสำนักงานให้สูงขึ้นอยู่ตลอดเวลาแต่อย่างไรก็ตาม ขณะนี้การจัดสำนักงานอัตโนมัติดังที่กล่าวมาข้างต้น ยังอยู่ในรูปแบบที่ไม่สมบูรณ์ เพราะธุรกิจต่างๆพัฒนาไปสู่ระบบอัตโนมัติได้ไม่เท่ากัน มีการวิเคราะห์กันว่าแนวโน้มความเป็นไปได้ของ OA (Office Automation) ในเมืองไทยนั้นคงใช้เวลาอีกไม่กี่ปี เพราะการพัฒนาระบบการบริหารสมัยใหม่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง ผู้บริหารจะถูกกดดันจากการทำงานสูงขึ้น ต้องทำงานแข่งกันทั้งเวลา สภาพเศรษฐกิจ สภาพการตลาดเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา จำเป็นต้องใช้การตัดสินใจอย่างฉับพลัน หากอาศัยเพียงประสบการณ์เพียงอย่างเดียว ย่อมถือว่าเป็นการเสี่ยงเกินไปโดย
ไม่จำเป็น หากสามารถใช้สำนักงานอัตโนมัติมาช่วยลดอัตราการเสี่ยงลง โดยเพิ่มความแม่นยำของข่าวสารข้อมูลมากขึ้น ย่อมทันต่อเหตุการณ์สำหรับการบริหารในปัจจุบัน และแนวโน้มต่อไปของ OA จะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานในองค์การต่อไปในอนาคต

การจัดสำนักงานอัตโนมัติ คือ

กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งๆ ขึ้น อาจจะมีอุปกรณ์เครื่องทุ่นแรง และประหยัดเวลาชนิดต่างๆ เช่น ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบการต่อเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานได้หลายรูปแบบ ตลอดจนการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง

 

ลักษณะของสำนักงานในอนาคต
             ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของสำนักงานในอนาคตที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ การใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวางของระบบครบวงจร การนำสิ่งประดิษฐ์ทางด้านอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานำสำนักงานอย่างกว้างขวาง จากการเปรียบเทียบสำนักงานเมื่อ 15 ปีที่ผ่านมากับสำนักงานในปัจจุบันจะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า และถ้าเปรียบเทียบสำนักงานปัจจุบันกับสำนักงานในอนาคตจะพบว่า สำนักงานในอนาคตมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้มากกว่า และมีสิ่งที่น่าสังเกตอยู่ข้อหนึ่งคือ ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไหร่ การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น เมื่อจำนวนบุคลากรลดลง นักวางแผนสำนักงานจำนวนมากได้คาดการณ์กันว่าอัตราเพิ่มของกระดาษที่ใช้ในสำนักงานในอนาคตจะลดลงเช่นกันลักษณะพิเศษอื่นๆ ของสำนักงานในอนาคตคือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกในการค้นหา นอกจากนั้นสำนักงานในอนาคตจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้ และการออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ สำนักงานในอนาคตจะช่วยในการประหยัดพลังงาน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่รัฐบาลได้ออกกฏเกี่ยวกับขอบข่ายการประหยัดพลังงานมาใช้ พลังงานที่เราต้องช่วยกันประหยัดส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับ พลังงานความร้อน ความเย็น แสงสว่าง และน้ำ
เป็นต้น สำหรับสำนักงานในอนาคตก็เช่นกัน จะมีการนำเทคนิคในการประหยัดพลังงานมาใช้อย่างเป็นรูปแบบสากลเนื่องจากเครื่องมือเครื่องใช้ของสำนักงานในอนาคตมีเทคโนโลยีสูง ทำให้บุคลากรขององค์การสามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ โดยการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบใหญ่ในสำนักงาน วิธีการนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของสำนักงานและตัวพนักงานเองส่วนผู้บริหารก็เช่นกัน เพียงแต่ติดตั้งจอคอมพิวเตอร์สำหรับรับข้อมูลจากสำนักงานมาดูที่บ้านเท่านั้น ก็สามารถทำงานได้
โดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน สามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ สำนักงานในอนาคตสามารถลดต้นทุนได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นต้นทุนของเนื้อที่สำนักงานที่มีราคาสูงมาก เมื่อพนักงานทำงานที่บ้าน สำนักงานก็ไม่ต้องมีขนาดใหญ่โตโดยไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังลดต้นทุนในการซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน ตลอดจนถึงการลดต้นทุนเรื่องค่าใช้จ่ายในการเตรียมตัวไปทำงานค่าน้ำมัน และอื่นๆ อีกมากมาย