การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ (อนาคต)

ความหมายของสำนักงาน อัตโนมัติ หรือ "สำนักงานยุคใหม่" สำนักงานอัตโนมัติ คือ

การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การ
ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง

การวิเคราะห์ความต้องการของบุคลากรในองค์กร
 

เป็นขั้นตอนของการเก็บรวบรวมการหาข้อมูล โดยการสอบถามหรือสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานเกี่ยวกับความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคในการทำงานเป็นสาเหตุมาจากเครื่องมือเครื่องใช้หรือไม่ การเก็บข้อมูลในขั้นตอนนี้ควรให้ผู้ตอบแสดงความเห็นและความพึงพอใจต่อการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ สามารถสนองความต้องการของพนักงานได้หรือไม่ ปัญหาจะได้รับการแก้ไขมากน้อยเพียงใด ผู้ใช้หรือพนักงานมีความต้องการสำนักงานอัตโนมัติหรือไม่
 

การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติที่ต้องการ
เมื่อได้สอบถามความต้องการเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติแล้ว ได้รับการยอมรับจากพนักงานส่วนใหญ่ ควรได้รับการออกแบบระบบโดยผู้เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติเกี่ยวกับระบบที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในงานสำนักงานได้เช่น ระบบประมวลคำ ระแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ ระบบคอมพิวเตอร์ และการเชื่อมโยง
 

 การจัดหาอุปกรณ์เมื่อทราบแล้วว่าสำนักงานต้องการอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติใดบ้าง ก็ทำการจัดหาโดยการศึกษาหาข้อมูลจากตัวแทนจำหน่ายหลายๆ แห่ง เพื่อทราบข้อมูลข้อได้เปรียบเสียเปรียบของอุปกรณ์แต่ละชนิดนำมาเปรียบเทียบกัน แล้วจัดหาหรือจัดซื้ออุปกรณ์ที่ดีที่สุดและเหมาะสมที่สุดกับลักษณะงานและงบประมาณ อาจกระทำได้โดยการซื้อหรือการเช่าก็ได้ โดยพิจารณาการบริหารหลังการขาย การฝึกอบรมที่จะจัดให้ผู้ซื้ออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
การจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งและการจัดฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงาน
เมื่อได้พิจารณาจัดหาอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติแล้ว ในช่วงการติดตั้งต้องมีการจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อม เช่น การเดินสายไฟใหม่ การเดินทายเคเบิลเชื่อมโยงจุดต่างๆ การจัดซื้อซอฟต์แวร์ รวมทั้งมีการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานให้สามารถใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัตินั้นได้อย่างเต็มที่ มีการสอนวิธีใช้ การสาธิตโดยผู้ขายจัดให้แก่สำนักงานผู้ซื้ออุปกรณ์นั้น
 

การประเมินผลและการบำรุงรักษาระบบ
เมื่อได้นำอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติมาใช้ภายในสำนักงานแล้ว ควรมีการประเมินผลงานว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ เพียงใด เกิดปัญหาขัดข้องอะไรหรือไม่ พนักงานยังเป็นบุคคลที่มีคุณค่าต่อสำนักงานอยู่หรือไม่ และค่าใช้จ่ายที่ต้องสูญเสียไปเพื่อการนี้สอดคล้องกับผลงานที่ทำได้หรือไม่ เมื่อทราบปัญหาแล้วควรทำการปรับปรุงระบบ เช่น การเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ใหม่ การยกเลิกระบบที่ไม่จำเป็น หรือการขยายอุปกรณ์เพิ่มขึ้น การเพิ่มลูกข่ายเพื่อความมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
 

กระบวนการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การทำงานในสำนักงาน ถ้านำมาวิเคราะห์กันจริงๆ แล้ว จะพบว่าทุกคนทำงานเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร (information) ข้อมูลข่าวสารนั้นอาจจะมาจากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบ เช่น ตัวเลข (Data) ตัวอักษร (Text) รูปภาพผังและกราฟ (Image) ตลอดจนเสียง (Voice) ที่ใช้ในการสื่อสารส่งข่าวให้กันและกัน ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้งาน ของสำนักงานดำเนินไปได้ด้วยดี การจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ แบ่งได้เป็น 3 ลักษณะ

คือ
              1.  การรวบรวมข้อมูลข่าวสาร
              2. การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร
              3. การตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลข่าวสารเป็นพื้นฐานของการพิจารณา
 

เทคโนโลยีหลักสำหรับงานสำนักงานอัตโนมัติมีอยู่ 3 ประเภท คือ
 

ก. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด
ข. เทคโนโลยีสำนักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
ค. เทคโนโลยีการสื่อสารได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม

การจัดสำนักงานในอนาคต
 

การจัดสำนักงานในอนาคต หรือการจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือเรียกย่อๆ ว่า OAเป็นการให้ความสำคัญของคอมพิวเตอร์ หรือเทคโนโลยีชั้นสูง เพื่อที่จะให้สอดคล้องกับความเป็นไปของโลกที่กำลังเปลี่ยนแปลงไปทุกวันนี้ สำนักงานควรที่จะเห็นความสำคัญของระบบเทคโนโลยีให้มากขึ้น โดยควรที่จะนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้บริหารงานในสำนักงาน เพื่อที่จะเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานของคนในสำนักงานให้สูงขึ้นอยู่ตลอดเวลาแต่อย่างไรก็ตาม ขณะนี้การจัดสำนักงานอัตโนมัติดังที่กล่าวมาข้างต้น ยังอยู่ในรูปแบบที่ไม่สมบูรณ์ เพราะธุรกิจต่างๆพัฒนาไปสู่ระบบอัตโนมัติได้ไม่เท่ากัน มีการวิเคราะห์กันว่าแนวโน้มความเป็นไปได้ของ OA (Office Automation) ในเมืองไทยนั้นคงใช้เวลาอีกไม่กี่ปี เพราะการพัฒนาระบบการบริหารสมัยใหม่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง ผู้บริหารจะถูกกดดันจากการทำงานสูงขึ้น ต้องทำงานแข่งกันทั้งเวลา สภาพเศรษฐกิจ สภาพการตลาดเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา จำเป็นต้องใช้การตัดสินใจอย่างฉับพลัน หากอาศัยเพียงประสบการณ์เพียงอย่างเดียว ย่อมถือว่าเป็นการเสี่ยงเกินไปโดย
ไม่จำเป็น หากสามารถใช้สำนักงานอัตโนมัติมาช่วยลดอัตราการเสี่ยงลง โดยเพิ่มความแม่นยำของข่าวสารข้อมูลมากขึ้น ย่อมทันต่อเหตุการณ์สำหรับการบริหารในปัจจุบัน และแนวโน้มต่อไปของ OA จะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานในองค์การต่อไปในอนาคต

การจัดสำนักงานอัตโนมัติ คือ

กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งๆ ขึ้น อาจจะมีอุปกรณ์เครื่องทุ่นแรง และประหยัดเวลาชนิดต่างๆ เช่น ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบการต่อเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานได้หลายรูปแบบ ตลอดจนการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง

 

ลักษณะของสำนักงานในอนาคต
             ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของสำนักงานในอนาคตที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ การใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวางของระบบครบวงจร การนำสิ่งประดิษฐ์ทางด้านอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานำสำนักงานอย่างกว้างขวาง จากการเปรียบเทียบสำนักงานเมื่อ 15 ปีที่ผ่านมากับสำนักงานในปัจจุบันจะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า และถ้าเปรียบเทียบสำนักงานปัจจุบันกับสำนักงานในอนาคตจะพบว่า สำนักงานในอนาคตมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้มากกว่า และมีสิ่งที่น่าสังเกตอยู่ข้อหนึ่งคือ ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไหร่ การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น เมื่อจำนวนบุคลากรลดลง นักวางแผนสำนักงานจำนวนมากได้คาดการณ์กันว่าอัตราเพิ่มของกระดาษที่ใช้ในสำนักงานในอนาคตจะลดลงเช่นกันลักษณะพิเศษอื่นๆ ของสำนักงานในอนาคตคือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกในการค้นหา นอกจากนั้นสำนักงานในอนาคตจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้ และการออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ สำนักงานในอนาคตจะช่วยในการประหยัดพลังงาน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่รัฐบาลได้ออกกฏเกี่ยวกับขอบข่ายการประหยัดพลังงานมาใช้ พลังงานที่เราต้องช่วยกันประหยัดส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับ พลังงานความร้อน ความเย็น แสงสว่าง และน้ำ
เป็นต้น สำหรับสำนักงานในอนาคตก็เช่นกัน จะมีการนำเทคนิคในการประหยัดพลังงานมาใช้อย่างเป็นรูปแบบสากลเนื่องจากเครื่องมือเครื่องใช้ของสำนักงานในอนาคตมีเทคโนโลยีสูง ทำให้บุคลากรขององค์การสามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ โดยการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบใหญ่ในสำนักงาน วิธีการนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของสำนักงานและตัวพนักงานเองส่วนผู้บริหารก็เช่นกัน เพียงแต่ติดตั้งจอคอมพิวเตอร์สำหรับรับข้อมูลจากสำนักงานมาดูที่บ้านเท่านั้น ก็สามารถทำงานได้
โดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน สามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ สำนักงานในอนาคตสามารถลดต้นทุนได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นต้นทุนของเนื้อที่สำนักงานที่มีราคาสูงมาก เมื่อพนักงานทำงานที่บ้าน สำนักงานก็ไม่ต้องมีขนาดใหญ่โตโดยไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังลดต้นทุนในการซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน ตลอดจนถึงการลดต้นทุนเรื่องค่าใช้จ่ายในการเตรียมตัวไปทำงานค่าน้ำมัน และอื่นๆ อีกมากมาย

การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ (ปัจจุบัน)

                         สำนักงาน และระบบสำนักงาน (Office and offices system) สำนักงานในปัจจุบันได้มีการปรับเปลี่ยนไปอย่างมาก เมื่อเปรียบเทียบกับสำนักงานในอดีตที่มีการใช้แรงงานมนุษย์มากกว่าอุปกรณ์สำนักงาน      การทำงานทุกอย่างขึ้นอยู่กับความสามารถส่วนตัวของบุคคล โดยมีอุปกรณ์ที่ช่วยในการทำงานเล็กน้อย เช่น ลูกคิด เครื่องคิดเลข เครื่องพิมพ์ดีด และโทรศัพท์ หลังจากนั้นเทคโนโลยีได้มีความก้าวหน้า  อย่างรวดเร็ว จนทำให้มีการนำคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับงานสำนักงาน โดยเฉพาะเครื่องคอมพิวเตอร์ ส่วนบุคคลได้มีบทบาทมากในการพัฒนาการทำงานของสำนักงาน โดยมีการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์กับงานการประมวลผลคำ (Word Processing) การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) การประมวลผลภาพ (Image Processing) รวมถึงระบบหลายสื่อ (Multimedia) นอกจากนั้นยังมี      การประยุกต์เครื่องคอมพิวเตอร์ให้เข้ากับอุปกรณ์สื่อสารอื่นๆ และทำงานร่วมกับอุปกรณ์สื่อสาร   โทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ ดาวเทียม ไมโครเวฟ และแสงเลเซอร์ เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสารข้อมูลระหว่างกันจนกระทั่งปัจจุบันได้มีการคิดค้นอินเตอร์เน็ต (Internet) โดยการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมา เพื่อจะได้มีการเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันของสมาชิกทั่วโลก ทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างคนในแต่ละประเทศสามารถติดต่อกันได้เหมือนอยู่ในสำนักงานเดียวกัน

ลักษณะของสำนักงาน      

ลักษณะของสำนักงาน (The nature of the office) โดยทั่วไปสำนักงานจะเป็นสถานที่ที่พนักงานและผู้บังคับบัญชา รวมถึงผู้เกี่ยวข้องจะใช้เป็นสถานที่ในการติดต่อธุรกิจกัน ในสำนักงาน จะมีบุคคล 5 ประเภท ได้แก่ ผู้บริหาร ที่ปรึกษา เจ้าหน้าที่ในสายงาน เลขานุการ และเสมียน

1.              ผู้บริหาร (Manager) จะทำหน้าที่ในการวางแผนการประสานงาน และการควบคุม ผู้บริหารควรจะมีวิสัยทัศน์ที่กว้าง ยอมรับความคิดเห็นของผู้ใต้บังคับบัญชา

2.              เจ้าหน้าที่ในสายงาน (Line professionals) จะทำหน้าที่ในสายงานบังคับบัญชา เช่น หน้าที่การตลาด การเงิน การบัญชี การผลิต และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น ซึ่งพนักงานเหล่านี้จะต้องมีความรับผิดชอบโดยตรง

3.              ที่ปรึกษา (Staff professionals) จะทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษากับผู้บริหาร ในด้าน   การวิเคราะห์ข้อมูล การวางแผน แต่จะไม่ได้รับผิดชอบโดยตรงในหน้าที่การงาน

4.              เลขานุการ (Secretaries) จะทำหน้าที่ในการช่วยเหลือผู้บริหาร หรือเจ้าหน้าที่ในสายงานเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร การพิมพ์งาน การตอบรับโทรศัพท์ และการจัดตารางนัดหมาย

5.              เสมียน (Clerical personal) เป็นบุคคลทั่วไปที่ไม่ได้มีการกำหนดหน้าที่ที่แน่นอน โดยปกติจะทำหน้าที่ช่วยเหลือทุกคนในสำนักงาน เช่น ช่วยพิมพ์งาน เตรียมรายงาน และจัดทำแฟ้ม

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

องค์การหรือบริษัทขนาดใหญ่เริ่มมีความคิดที่จะหันมาทำสำนักงานอัตโนมัติ โดยนำระบบ  ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานให้มี ความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และลดปริมาณการใช้ทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่อย่างจำกัด การจัดการสำนักงานอัตโนมัติจะเข้ามาช่วยในเรื่องการตัดสินใจ การเก็บข้อมูล การจัดทำเอกสาร การติดต่อสื่อสาร และ     การเก็บรักษา มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1.              การตัดสินใจ (Decision Making) ผู้บริหารจำเป็นจะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถนำมาใช้ได้ทันการณ์ดังนั้นสำนักงานจึงควรมีระบบการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูลซึ่ง          ผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลขึ้นมาดู และสามารถใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) ช่วยในการหาทางเลือกให้กับผู้บริหาร

2.              การเก็บข้อมูล (Data Manipulation) ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการจัดเก็บข้อมูลจะต้องมีการคัดเลือกข้อมูลจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ และคัดเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

3.              การจัดทำเอกสาร (Document Handling) จะต้องมีระบบการจัดทำเอกสารที่ถูกต้อง รวดเร็ว โดยเก็บรูปแบบการทำเอกสารไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หากต้องการเอกสารก็สามารถสั่งพิมพ์ได้

4.              การติดต่อสื่อสาร (Communication) ในสำนักงานถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อจะทำให้พนักงานฝ่ายต่างๆ ได้เข้าใจซึ่งกันและกัน และทำให้การติดต่อธุรกิจระหว่างองค์การกับบุคคลภายนอกได้สะดวก โดยเฉพาะในปัจจุบันการติดต่อสื่อสารทางไกลมีบทบาทช่วยสำนักงานอัตโนมัติ เช่น    การประชุมทางไกล โดยอาศัย Teleconference หรือ VDO Conference

5.              การเก็บรักษา (Storage) เป็นส่วนที่ทำหน้าที่ในการจัดเก็บเอกสาร ข้อมูล แฟ้มข้อมูล โดยอาศัยสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไมโครฟิล์ม (Microfilm) จานแม่เหล็ก (Harddisk) แผ่นแม่เหล็ก(Diskette) แผ่นซีดีรอม (CD-ROM) รวมถึงเทปแม่เหล็ก (Magnetic tape) เป็นต้น

วิวัฒนาการของระบบสำนักงาน (The evolution of office system) เริ่มขึ้นตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 ซึ่งในช่วงเวลานั้นมีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องจักรอิเล็กทรอนิกส์ จนกระทั่ง  ปี  ค.ศ.1964 ได้มีการพัฒนาและนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ช่วยในการประมวลผลคำ (Word Processing) โดยเริ่มจาก IBM ได้นำระบบการประมวลผลคำมาใช้ และได้มีการจัดเก็บไว้ในเทปแม่เหล็ก (Magnetic tape) จากนั้นก็มีการพัฒนาจากเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง (Minicomputer) ให้ออกมาในรูปของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer) และเปลี่ยนสื่อในการเก็บจากเทปแม่เหล็กให้อยู่ในรูปของจานแม่เหล็กและแผ่นแม่เหล็ก จนกระทั่งในปัจจุบันผู้ใช้สามารถที่จะติดต่อสื่อสารข้อมูลกันได้ด้วยระบบไปรษณีย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail : E-mail) และการติดต่อสื่อสารในลักษณะเครือข่ายเฉพาะที่ (Local Area Network) หรือลักษณะการสื่อสารทางไกล (Wide Area Network)

การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ (อดีต)

                           ธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันสูง  ขนาดของธุรกิจขยายตัวขึ้น  จึงทำให้งานสำนักงานมีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างมากมาย  ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น  และมีการขยายตัวของการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์  ซึ่งสำนักงานต่าง  ๆ  นำเครื่องพีซี  (Personal computer) หรือไมโครคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในสำนักงาน ซึ่งมีสาเหตุมาจากปัจจัยต่อไปนี้
1.  ค่าใช้จ่ายสำนักงานสูงขึ้น   ค่าจ้างและสวัสดิการสำหรับบุคลากรเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ยปีละ 15% เนื่องจากต้องใช้บุคลากรเพิ่มขึ้นค่าใช้จ่ายมากขึ้น ทำให้ต้นทุนสินค้าสูงขึ้นและมีค่าใช้จ่ายในการเตรียมเอกสาร การส่งไปรษณีย์ การทำสำเนาเพิ่มมากขึ้น
2.  งานสำนักงานดั้งเดิมมีผลผลิตต่ำ เมื่อเทียบกับงานกลุ่มอื่น ๆ เช่น งานภาคเกษตร ภาคอุตสาหกรรมในภาคธุรกิจ มีข่าวสารข้อมูลมากขึ้นและไม่สามารถรวบรวมข่าวสารหรือข้อมูลได้เร็วตามความประสงค์ได้ เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงานไม่เอื้ออำนวย
3.  วิธีการแบบดั้งเดิม การเก็บเอกสารล่าช้าและผิดพลาดได้ง่าย
4.  ประสิทธิภาพการทำงานลดลง    ลักษณะงานเป็นงานแบบซ้ำซาก    ทำให้พนักงานเบื่อหน่ายต่อการทำงาน ทำให้ไม่ทันต่อเหตุการณ์และไม่ทันต่อการขยายตัวของธุรกิจ และมีการเปลี่ยนพนักงานบ่อยเนื่องจากลาออกไป ซึ่งต้องรับพนักงานใหม่ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ต้องฝึกอบรมใหม่เสียค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมสูง
5.  เทคโนโลยีขยายตัวมากขึ้น วิวัฒนาการของเครื่องคอมพิวเตอร์การเรียนรู้ไม่ยุ่งยาก ทำให้มีการนำมาใช้ในสำนักงานได้สะดวกขึ้น
จากสาเหตุดังกล่าวจึงมีแนวคิดในการจัดสำนักงานอัตโนมัติ  (Office Automation) เรียกย่อ ๆ ว่า OA นำมาจัดใช้ในการจัดสำนักงาน