สำนักงาน และระบบสำนักงาน (Office and offices system) สำนักงานในปัจจุบันได้มีการปรับเปลี่ยนไปอย่างมาก เมื่อเปรียบเทียบกับสำนักงานในอดีตที่มีการใช้แรงงานมนุษย์มากกว่าอุปกรณ์สำนักงาน การทำงานทุกอย่างขึ้นอยู่กับความสามารถส่วนตัวของบุคคล โดยมีอุปกรณ์ที่ช่วยในการทำงานเล็กน้อย เช่น ลูกคิด เครื่องคิดเลข เครื่องพิมพ์ดีด และโทรศัพท์ หลังจากนั้นเทคโนโลยีได้มีความก้าวหน้า อย่างรวดเร็ว จนทำให้มีการนำคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับงานสำนักงาน โดยเฉพาะเครื่องคอมพิวเตอร์ ส่วนบุคคลได้มีบทบาทมากในการพัฒนาการทำงานของสำนักงาน โดยมีการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์กับงานการประมวลผลคำ (Word Processing) การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) การประมวลผลภาพ (Image Processing) รวมถึงระบบหลายสื่อ (Multimedia) นอกจากนั้นยังมี การประยุกต์เครื่องคอมพิวเตอร์ให้เข้ากับอุปกรณ์สื่อสารอื่นๆ และทำงานร่วมกับอุปกรณ์สื่อสาร โทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ ดาวเทียม ไมโครเวฟ และแสงเลเซอร์ เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสารข้อมูลระหว่างกันจนกระทั่งปัจจุบันได้มีการคิดค้นอินเตอร์เน็ต (Internet) โดยการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมา เพื่อจะได้มีการเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันของสมาชิกทั่วโลก ทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างคนในแต่ละประเทศสามารถติดต่อกันได้เหมือนอยู่ในสำนักงานเดียวกัน
ลักษณะของสำนักงาน
ลักษณะของสำนักงาน (The nature of the office) โดยทั่วไปสำนักงานจะเป็นสถานที่ที่พนักงานและผู้บังคับบัญชา รวมถึงผู้เกี่ยวข้องจะใช้เป็นสถานที่ในการติดต่อธุรกิจกัน ในสำนักงาน จะมีบุคคล 5 ประเภท ได้แก่ ผู้บริหาร ที่ปรึกษา เจ้าหน้าที่ในสายงาน เลขานุการ และเสมียน
1. ผู้บริหาร (Manager) จะทำหน้าที่ในการวางแผนการประสานงาน และการควบคุม ผู้บริหารควรจะมีวิสัยทัศน์ที่กว้าง ยอมรับความคิดเห็นของผู้ใต้บังคับบัญชา
2. เจ้าหน้าที่ในสายงาน (Line professionals) จะทำหน้าที่ในสายงานบังคับบัญชา เช่น หน้าที่การตลาด การเงิน การบัญชี การผลิต และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น ซึ่งพนักงานเหล่านี้จะต้องมีความรับผิดชอบโดยตรง
3. ที่ปรึกษา (Staff professionals) จะทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษากับผู้บริหาร ในด้าน การวิเคราะห์ข้อมูล การวางแผน แต่จะไม่ได้รับผิดชอบโดยตรงในหน้าที่การงาน
4. เลขานุการ (Secretaries) จะทำหน้าที่ในการช่วยเหลือผู้บริหาร หรือเจ้าหน้าที่ในสายงานเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร การพิมพ์งาน การตอบรับโทรศัพท์ และการจัดตารางนัดหมาย
5. เสมียน (Clerical personal) เป็นบุคคลทั่วไปที่ไม่ได้มีการกำหนดหน้าที่ที่แน่นอน โดยปกติจะทำหน้าที่ช่วยเหลือทุกคนในสำนักงาน เช่น ช่วยพิมพ์งาน เตรียมรายงาน และจัดทำแฟ้ม
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)
องค์การหรือบริษัทขนาดใหญ่เริ่มมีความคิดที่จะหันมาทำสำนักงานอัตโนมัติ โดยนำระบบ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานให้มี ความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และลดปริมาณการใช้ทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่อย่างจำกัด การจัดการสำนักงานอัตโนมัติจะเข้ามาช่วยในเรื่องการตัดสินใจ การเก็บข้อมูล การจัดทำเอกสาร การติดต่อสื่อสาร และ การเก็บรักษา มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. การตัดสินใจ (Decision Making) ผู้บริหารจำเป็นจะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถนำมาใช้ได้ทันการณ์ดังนั้นสำนักงานจึงควรมีระบบการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูลซึ่ง ผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลขึ้นมาดู และสามารถใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) ช่วยในการหาทางเลือกให้กับผู้บริหาร
2. การเก็บข้อมูล (Data Manipulation) ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการจัดเก็บข้อมูลจะต้องมีการคัดเลือกข้อมูลจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ และคัดเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
3. การจัดทำเอกสาร (Document Handling) จะต้องมีระบบการจัดทำเอกสารที่ถูกต้อง รวดเร็ว โดยเก็บรูปแบบการทำเอกสารไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หากต้องการเอกสารก็สามารถสั่งพิมพ์ได้
4. การติดต่อสื่อสาร (Communication) ในสำนักงานถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อจะทำให้พนักงานฝ่ายต่างๆ ได้เข้าใจซึ่งกันและกัน และทำให้การติดต่อธุรกิจระหว่างองค์การกับบุคคลภายนอกได้สะดวก โดยเฉพาะในปัจจุบันการติดต่อสื่อสารทางไกลมีบทบาทช่วยสำนักงานอัตโนมัติ เช่น การประชุมทางไกล โดยอาศัย Teleconference หรือ VDO Conference
5. การเก็บรักษา (Storage) เป็นส่วนที่ทำหน้าที่ในการจัดเก็บเอกสาร ข้อมูล แฟ้มข้อมูล โดยอาศัยสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไมโครฟิล์ม (Microfilm) จานแม่เหล็ก (Harddisk) แผ่นแม่เหล็ก(Diskette) แผ่นซีดีรอม (CD-ROM) รวมถึงเทปแม่เหล็ก (Magnetic tape) เป็นต้น
วิวัฒนาการของระบบสำนักงาน (The evolution of office system) เริ่มขึ้นตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 ซึ่งในช่วงเวลานั้นมีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องจักรอิเล็กทรอนิกส์ จนกระทั่ง ปี ค.ศ.1964 ได้มีการพัฒนาและนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ช่วยในการประมวลผลคำ (Word Processing) โดยเริ่มจาก IBM ได้นำระบบการประมวลผลคำมาใช้ และได้มีการจัดเก็บไว้ในเทปแม่เหล็ก (Magnetic tape) จากนั้นก็มีการพัฒนาจากเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง (Minicomputer) ให้ออกมาในรูปของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer) และเปลี่ยนสื่อในการเก็บจากเทปแม่เหล็กให้อยู่ในรูปของจานแม่เหล็กและแผ่นแม่เหล็ก จนกระทั่งในปัจจุบันผู้ใช้สามารถที่จะติดต่อสื่อสารข้อมูลกันได้ด้วยระบบไปรษณีย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail : E-mail) และการติดต่อสื่อสารในลักษณะเครือข่ายเฉพาะที่ (Local Area Network) หรือลักษณะการสื่อสารทางไกล (Wide Area Network)
